Die große Herausforderung für die Langzeitarchivierung besteht darin, Daten, Metadaten und Dokumente so zu erhalten, dass sowohl die Lesbarkeit der Dateien als auch die Interpretierbarkeit ihrer Inhalte garantiert werden können. Die Langzeitarchivierung ist dabei einem fortwährenden technischen Wandel unterworfen. Die in den anderen Abschnitten dieser Standards und Workflows dargestellten Arbeitsschritte tragen dazu bei, dem Wandel mit standardisierten, plattformunabhängigen und in der Praxis bewährten Werkzeugen zu begegnen. GESIS stellt sich seit 1960 dieser Herausforderung.
GESIS hat die Zielsetzungen für die Langzeitarchivierung in einer Preservation Policy (344 kB)niedergelegt.
Konkrete Maßnahmen sind im Preservation Plan (300 kB) beschrieben.
Im Open Archival Information System (OAIS, ISO-Standard 14721) sind drei Pakete an Daten und Dokumenten vorgesehen.
GESIS folgt dieser Logik.
Alle gelieferten Daten werden nach festgelegten Regeln im Archivsystem abgelegt. Die Datenarchivierung erfolgt entlang des Lebenszyklus von Forschungsdaten.
Das Archivsystem unterliegt strikten Zugriffsrechten. Nur autorisierte Mitarbeiter dürfen langfristsicherungsfähige Objekte in das digitale Archiv überführen bzw. aus dem Archiv entfernen.
Das Archivsystem hat eine dateibasierte Verzeichnisstruktur. Die Dateien werden nach bestimmten Regeln in definierte Verzeichnisse abgelegt und nach einem einheitlichen Schema benannt. Die Originale, d.h. die vom Datengeber gelieferten Dateien werden in der ursprünglichen Form mit den ursprünglichen Dateinamen abgelegt und erhalten. Durch dieses Vorgehen werden die technischen und logischen Beziehungen der Objekte zueinander ausgedrückt.
Neben den beschriebenen organisatorischen und technischen Maßnahmen, setzt GESIS eine moderne und leistungsfähige IT-Infrastruktur zur Sicherstellung des physischen Erhalts ein. Diese ermöglicht u. a. im Katastrophenfall eine schnelle Wiederherstellung. Zur IT-Infrastruktur gehören die physische Sicherung der Daten (‚Bitstream Preservation‘) durch regelmäßige Backups, die Sicherung der Daten auf verschiedenartigen Speichermedien, eine redundante Speicherung an unterschiedlichen Standorten sowie die Medienmigration.
Ein digitales Langzeitarchiv ist vertrauenswürdig, wenn es gemäß seinen Zielen und seiner Aufgaben den Erhalt von Daten über einen langfristigen Zeitraum sicherstellen kann und seine Nutzer, Produzenten, Betreiber, Partner ihm dieses zutrauen.
Der Nachweis der Vertrauenswürdigkeit digitaler Archive erfolgt in der Regel über Zertifizierungs- und Self-Audit-Verfahren.
Das GESIS Datenarchiv hat nach einer Selbstevaluierung das CoreTrustSeal (ehemals Data Seal of Approval, DSA) erhalten und wurde somit als vertrauenswürdiges Archiv zertifiziert.
